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河南高端會(huì)務(wù)考察團(tuán)/鄭州會(huì)議旅游公司/鄭州會(huì)場(chǎng)布置 

概述:河南高端會(huì)務(wù)考察團(tuán)/鄭州會(huì)議旅游公司/鄭州會(huì)場(chǎng)布置 李紀(jì)鶯152-380-079-27 王超137-0088-5763
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河南高端會(huì)務(wù)考察團(tuán)/鄭州會(huì)議旅游公司/鄭州會(huì)場(chǎng)布置    

聯(lián)系電話:李老師 152-3800-7927(微信同號(hào))



一:會(huì)議準(zhǔn)備  
1:會(huì)議資料由貴公司提供,其中文字資料,由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)刷。
2:會(huì)議資料(主辦單位提供)
3:領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(主辦單位提供)
4:《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。
5:項(xiàng)目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)
6:展板所屬圖片(主辦單位提供)
7:廣告牌高計(jì)稿
8:歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)
9:會(huì)議禮品(按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備)
10:會(huì)議代表證
11:會(huì)議用餐券 
二:設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備
1:投影儀、多媒體電腦一臺(tái)
2:廣告牌按設(shè)計(jì)稿制作好,根據(jù)要求準(zhǔn)備
3:會(huì)議室一間(根據(jù)入會(huì)人數(shù))
4:車輛準(zhǔn)備
5:麥克風(fēng)3只
6:訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌(名單由主辦單位提供)
7:會(huì)議形式:座談及課桌形式
8:照相機(jī)一臺(tái)
9:攝影機(jī)一臺(tái)、由專業(yè)人員操作
 河南商務(wù)會(huì)議旅游服務(wù)流程--鄭州鵬輝會(huì)議接待-河南鄭州會(huì)議接待 
三:會(huì)前準(zhǔn)備工作程序 
1:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求,代表報(bào)到前兩天,會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)(會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實(shí)到位。
2:據(jù)酒店提供的房況表,報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間,選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。
3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生,桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度,再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。孫晶晶:152-380-079-27   
4:提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置,電源、燈光亮度、通道暢通等情況,會(huì)間攝影、攝像設(shè)備,人員的準(zhǔn)備。
5:與酒店保安部組成會(huì)議安全組,在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查,杜絕安全隱患的發(fā)生。
6:成立生活服務(wù)組,避免個(gè)別代表發(fā)生高原反應(yīng),聯(lián)系就診。
7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。
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四:會(huì)議其它費(fèi)用開支預(yù)算
1:代表證:免費(fèi)提供
2:會(huì)議室主席臺(tái)背景(根據(jù)酒店會(huì)議室背景大小),制作費(fèi)約另計(jì)
3:展板:根據(jù)你方要求,由我方代訂,費(fèi)用按時(shí)結(jié)算。
4:臨時(shí)用車:按需用車型來定
5:宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)(由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn))
6:水果
7:紀(jì)念品
8:資料打印、復(fù)印
9:照相、攝像 
10:其它
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五:會(huì)場(chǎng)布置  
1:布標(biāo)
2:按會(huì)議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會(huì)場(chǎng)
3:設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件
4:確定會(huì)場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間
 
六:人員安排
1:根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員,財(cái)務(wù)人員,票務(wù),考察咨詢,引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室)
2:會(huì)議全程督導(dǎo)人員,負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)
3:攝影組:根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員
4:車輛小組:根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù),落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如:專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行,就餐、會(huì)見等活動(dòng)的車輛。
5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游,負(fù)責(zé)代表的服務(wù)  孫晶晶:152-380-079-27   
6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù),確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)
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七:發(fā)票的開據(jù)
    在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要,出據(jù)鄭州的正式發(fā)票及酒店的發(fā)票開據(jù)。
 
八:會(huì)議接站
一:會(huì)議報(bào)到當(dāng)天,安排全天候接站,機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌,一塊設(shè)在正門出站口,一塊設(shè)在提取行李出口處。火車站設(shè)一塊醒目接站牌。
二:人員及車輛安排
1:人員:機(jī)場(chǎng)設(shè)2人、火車站設(shè)2人(領(lǐng)導(dǎo)、專家除外)
2:接站車輛:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求派車
3:領(lǐng)導(dǎo)、專家由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一安排,根據(jù)航班、車次,派專人專車接送,需要送花、護(hù)照的提前安排,保證準(zhǔn)確安全接待。
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九:會(huì)議報(bào)到
一:報(bào)到臺(tái)
1:在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”
2:報(bào)到登記時(shí),填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等。
3:提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物,耐心、細(xì)致地解說會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜,及時(shí)妥善處理好代表要求。
4:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示,準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券
5:代表報(bào)到后,由行李員引導(dǎo)入住,同時(shí)辦理行李寄存
6:當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì),及時(shí)發(fā)給代表
7:會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職會(huì)議,隨時(shí)接待安排參會(huì)代表
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十:會(huì)議期間
1:要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)
2:準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐,及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問題,確保會(huì)議正常進(jìn)行
3:會(huì)議室布置情況落實(shí)
4:安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車票的登記
5:及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋
6:與酒店 公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取
7:準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程
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十一:會(huì)議考察
一、代表的安全問題
1、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險(xiǎn)。
2、考察的整個(gè)行程中,我方派人員全程陪同、確保考察順利進(jìn)行。
3、要求每個(gè)環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。
4、我中心承諾確保代表返程機(jī)、車票,并根據(jù)返程時(shí)間及方向分批送行,取保順利返程
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十二:會(huì)議結(jié)束工作
一:會(huì)議結(jié)算
1:我方向會(huì)務(wù)給出書面報(bào)告,交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》,包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開支,我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤
2:向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票
3:返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn)
4:我方本著多年的辦公經(jīng)驗(yàn),為會(huì)務(wù)組在各項(xiàng)費(fèi)用開支中,爭(zhēng)取最大的利益
二:會(huì)議返程
1:我方根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向,分批送站,我方承諾確保代表順利返程  
2:我方可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù),并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送湖南特色精美禮品
3:我方向代表全面征求意見,了解此會(huì)議的滿意程度,并向會(huì)務(wù)組反饋 
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地址:鄭州市紫荊山路商城路裕鴻國(guó)際D座1203室 
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